Tout entrepreneur ayant un projet de création d’entreprise doit obligatoirement passer par la case domiciliation. Ce caractère obligatoire trouve son fondement dans le fait que sans une domiciliation effectuée en bonne et due forme, toute activité professionnelle relative à l’entreprise intéressée n’aurait pas lieu d’être. Non seulement, cette formalité de la création d’entreprise sera utile dans l’obtention d’une inscription au niveau du RCS ou Registre du Commerce et des Sociétés, et servira aussi comme élément d’identification.
De nombreuses options peuvent se présenter devant l’entrepreneur désireux de domicilier son entreprise, qu’elle que soit sa forme juridique, allant de l’implantation à domicile à l’intervention d’une société spécialisée dans ce domaine. Par ailleurs, avant la finalisation de ce procédé, il est nécessaire de suivre diverses étapes toutes aussi importantes les unes que les autres.
De nos jours, une époque marquée par l’évolution technologique, presque toutes les formalités liées à la création d’entreprise peuvent s’effectuer en ligne, sur internet. C’est d’ailleurs dans ce sens que s’orientera notre article, celui de savoir comment effectuer une domiciliation en ligne et quels en sont les avantages. Pour de plus amples informations sur ce sujet, suivez notre guide en 2021.
I – La domiciliation d’entreprise en générale : diverses notions
Avant d’entrer directement dans le vif du sujet, il est d’abord essentiel de savoir ce que veut dire la domiciliation d’entreprise dans son ensemble.
A) Définition de la domiciliation d’entreprise
On entend par « domicilier une entreprise » le fait de donner une adresse administrative et professionnelle à celle-ci en vue d’une immatriculation au niveau du RCS. Cette adresse va ensuite correspondre à son siège social. Il est toutefois important de remarquer que ce siège social va servir comme adresse administrative mais ne va pas forcément s’agir du lieu de l’exercice des activités professionnelles liées à l’entreprise.
C’est une étape indispensable dans la création d’entreprise, une étape qui mérite toute l’attention de l’entrepreneur car d’une part elle sera déterminante dans l’identification de la nationalité d’une entreprise et du tribunal compétent en cas de litige, et de l’autre l’adresse qui en découlera sera mentionnée sur tous les documents officiels et importants liés à l’entreprise, et par conséquent sera vue par le public notamment par les éventuels clients et les futurs collaborateurs.
B) Les différentes options possibles comme siège social d’une entreprise
On peut distinguer plusieurs manières de domicilier une entreprise, en fonction des préférences, des besoins et objectifs ainsi que les moyens de chaque créateur d’entreprise.
• Le choix du domicile personnel de l’entrepreneur
L’entrepreneur peut choisir d’implanter son entreprise à sa résidence personnelle, une alternative assez commune pour les entreprises nouvellement formées ne nécessitant pas un local spécifique pour exercer. Cette pratique est aussi très prisée par les entrepreneurs individuels et indépendants qui n’ont pas besoin de recevoir de clients ni de stocker de quelconques marchandises. Il faut cependant avoir l’aval du propriétaire de l’habitation et s’assurer que certaines règles (notamment de copropriété et de l’urbanisme) et d’éventuelles clauses dans le contrat d’habitation ne viennent pas empêcher sa réalisation.
• Opter pour un local approprié
Le dirigeant peut aussi domicilier son entreprise dans un local professionnel spécialement dédié pour cela. Il peut dans ce cas soit le louer, soit l’acheter directement. Pour ce type de domiciliation, l’entrepreneur doit s’assurer que le local en question puisse être adapté à l’activité envisagé et qu’aucune dispositions contractuelles ne viennent l’interdire.
• Domiciliation en pépinière d’entreprises
Se tourner vers ce type de domiciliation c’est faire le choix de ne pas s’inscrire dans la durée car la période maximum est de cinq ans dans cette situation. Néanmoins, beaucoup d’entreprises nouvellement formées font ce choix car elle présente quelques avantages notamment en termes de suivie technique et professionnel grâce à des conseils offerts par la pépinière en question (Supports matériels, des services de secrétariat, …).
• La domiciliation commerciale
C’est sans doute l’alternative la plus utilisée par la plupart des entreprises. Elle est à la fois une solution qui s’inscrit dans la durée et offre en plus de nombreux avantages tous aussi intéressants les uns que les autres. Ce procédé consiste donc à domicilier son entreprise par le biais d’une société de domiciliation. Son fonctionnement est assez simple, un contrat de domiciliation sera conclu entre l’intéressé (la société domiciliée) et la société de domiciliation (la société domiciliataire). C’est d’ailleurs pour la domiciliation commerciale que la pratique en ligne se fait le plus souvent. Elle est à la fois simple et rapide.
II – Les étapes de la domiciliation en ligne
A) Notion à savoir sur la domiciliation en ligne
Une entreprise qui souhaite effectuer une domiciliation commerciale peut très bien réaliser toutes les formalités en ligne. On peut donc définir la domiciliation en ligne comme étant la démarche faite par la société intéressée effectuée sur internet, par l’intermédiaire d’un site internet appartenant à la société domiciliataire. A l’heure actuelle, elle est très utilisée du fait qu’elle permet de gagner beaucoup de temps et d’alléger les formalités assez complexes rencontrées dans la démarche de domiciliation commerciale classique en étant en plus à moindre coût.
En guise de rappel, la société domiciliataire offre de multiples avantages comme une adresse administrative de haute prestance, dans des quartiers célèbres pour leur notoriété, ce qui ne peut être que bénéfique pour la société domiciliée notamment vis-à-vis des potentiels clients et futurs collaborateurs. En plus de cela, il y a la mise à disposition des bureaux, de salles de réunions mais aussi des services annexes tels que la permanence téléphonique, le suivi du courrier et même des services de secrétariat.
B) Les étapes proprement dites de la domiciliation d’entreprise en ligne
Avant tout, l’entrepreneur doit au préalable avoir déjà choisit par quelle société de domiciliation il souhaite travailler. Ensuite, il lui suffira de se rendre sur le site internet de la société en question afin de suivre les étapes qui sont très simples et rapides.
En premier lieu, il faut qu’il choisisse une adresse qui lui semble parfaite pour lui, une adresse de siège social qui lui permettre de faire développer rapidement son entreprise. Ensuite, l’étape suivante consiste à fixer la durée qu’il veut pendant laquelle il souhaite s’offrir les services de la société domiciliataire (durée d’engagement de 3 mois au minimum). Vient ensuite le choix du type d’abonnement en matière de gestion de courrier. C’est-à-dire que l’entrepreneur a le choix, soit la réexpédition (réception du courrier de l’entreprise et renvoie direct), soit la numérisation (le courrier reçu sera numérisé et renvoyer à l’entrepreneur par mail).
En second lieu, il sera question de dévoiler l’objet de la domiciliation elle-même, il peut s’agir par exemple de la constitution d’une nouvelle entreprise, ou bien d’un transfert de siège. Il faut par la suite mentionner les informations concernant l’entreprise comme son nom et sa forme juridique ainsi que la date souhaitée pour l’effectivité de la domiciliation. Dans le cas d’une réexpédition, il ne faut pas omettre de mentionner l’adresse de réexpédition.
Enfin, la dernière étape va consister à savoir par quel moyen les frais concernant les services de domiciliation seront payés, en d’autres termes, l’entrepreneur doit choisir son moyen de facturation.
