Vous avez sans doute déjà entendu parler du Kbis, sans savoir exactement ce que c’est. En réalité, l’appellation complète est plutôt « extrait Kbis », mais pour faire simple, tout le monde en parle comme du Kbis. Ce dernier est un document officiel qui permet de prouver que l’existence d’une entreprise est légale. Il peut vous être réclamé lorsque vous comptez ouvrir un compte bancaire au nom de votre entreprise nouvellement créée. Vous devez également le fournir dans le cadre d’une candidature à un appel d’offres.
L’importance d’un extrait Kbis
Toute entreprise qui veut se développer et devenir pérenne doit demander un extrait Kbis. Celui-ci est un acte authentique, un document officiel qui légalise l’existence d’une société donnée. C’est sur cet extrait Kbis que sont mentionnées l’ensemble des informations concernant une entreprise : la forme juridique, le capital social, l’adresse du siège social, les noms des dirigeants (s’il y en a plusieurs), etc. Pour être encore plus clair, le Kbis valide de manière officielle l’immatriculation de votre société au Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS, à la date de sa délivrance bien entendu. L’extrait Kbis atteste donc que telle ou telle entreprise existe bel et bien sur le plan juridique. Il est à noter que cet extrait concerne exclusivement les personnes morales.
Prenons des cas concrets. Si vous avez l’intention de répondre à des appels d’offres, vous devez obligatoirement produire un extrait Kbis. Il est tout simplement impossible de candidater si vous n’avez pas ce document avec votre dossier, ce dernier sera irrecevable. Pour toute autre formalité administrative, quelle qu’elle soit, vous devrez aussi fournir un extrait Kbis. Bref, quelles que soient les démarches que vous désirez entreprendre pour faire progresser vos activités professionnelles, qu’il s’agit d’un partenariat, d’une demande de crédit auprès de votre banque, etc., vous êtes dans l’obligation de présenter un extrait Kbis de votre société. Quelle que soit la nature et la teneur de votre dossier, s’il n’est pas complété par un extrait Kbis, il est tout simplement caduc, nul. Vous saisissez bien maintenant à quel point ce papier est d’une grande importance pour votre entreprise. Ceci étant, si vous êtes à la tête d’une autoentreprise, vous n’êtes pas concerné par l’extrait Kbis. Dans votre cas, ce serait plutôt l’extrait K qui est essentiel. C’est un avis de situation de votre autoentreprise. De plus, ce n’est pas au greffe du tribunal de commerce que vous devez vous adresser pour l’obtenir. Cela veut dire que l’extrait K, aussi appelé avis de situation, n’est pas un acte authentique comme l’extrait Kbis puisqu’il s’agit d’un simple document informatif officiel. Pour vous en procurer un, il vous suffit de vous rendre sur le site Web du greffe du tribunal de commerce. Outre www.infogreffe.fr, vous pouvez aussi passer par le site de l’INSEE. Si vous avez une entreprise qui a besoin d’un extrait Kbis, sachez qu’il n’est pas gratuit. Enfin, les formalités pour l’obtenir ne sont pas compliquées, tout a été fait pour que les démarches soient plus faciles à faire pour le public.
Qui peut fournir l’extrait Kbis ?
Certes, seuls les greffes des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer les extraits Kbis. En fait, eux seuls ont l’autorisation officielle pour délivrer tout document en rapport avec les entreprises. Non seulement ils enregistrent la demande, mais ils la traitent également et surtout, ils la signent. Il faut quand même noter qu’il existe des sites qui n’appartiennent pas au gouvernement, mais qui peuvent vous faciliter la tâche. Ils offrent des services aux utilisateurs en tant qu’intermédiaires. Pour quelles raisons vous adressez-vous à ces sites ? Parce qu’ils se chargent de tout à votre place. Si vous leur confiez votre demande, vous n’aurez pas à vous déplacer, ils s’occupent absolument de tout. C’est un sérieux gain de temps que vous ne snoberez pas, parce qu’entre la transmission de votre demande au greffe, la vérification de la commande, il faudra investir du temps et d’autres ressources. Or, en passant par un service tel que Kbis.net, vous obtiendrez votre extrait Kbis sous 24 h, sans que vous ayez bougé le petit doigt. Naturellement, si vous ne voulez pas payer des frais pour l’obtention de votre extrait Kbis sur cette page, vous êtes tout à fait libre de vous adresser directement au greffe du tribunal de commerce auquel vous dépendez. La procédure de demande est plutôt simple. Vous pouvez le faire en vous rendant directement au tribunal de commerce dont vous relevez, ou sur le site internet du greffe en question ou par courrier (par voie postale). Quel que soit le moyen que vous choisissez pour vous procurer un extrait Kbis, vous aurez exactement le même document. Celui-ci comportera la date de création de votre entreprise, sa raison sociale, son enseigne et son sigle, son code APE et les détails de l’objet social, l’adresse de votre entreprise et l’adresse de vos différentes annexes, le numéro SIREN et le numéro SIRET, le capital social, la forme juridique (si c’est une SASU/SAS, une EURL/SARL, etc.), sa durée de vie. L’extrait Kbis que vous recevrez mentionnera également l’adresse Web de votre entreprise, l’identité du ou des dirigeants ainsi que nom/s, prénom/s, dates de naissance et commune de naissance, nationalités. Enfin, tout extrait Kbis précise le greffe dont relève l’entreprise, de même que la date de délivrance du Kbis. Si jamais votre entreprise est sous le coup d’une procédure collective, cela sera aussi écrit sur l’extrait.
Validité et frais d’un extrait Kbis
En réalité, un extrait Kbis n’a pas de durée de validité précise. La loi ne prévoit pas telle ou telle durée, ce qui, théoriquement, veut dire que c’est un document à vie, tant que votre entreprise tourne et que vos activités professionnelles continuent. Mais comme pour tout document officiel, en principe, il est requis d’en présenter un qui soit récent. C’est une condition implicite dans toute collaboration. Dans la plupart des cas, pour les extraits Kbis, si vous devez travailler pour des organismes officiels, vous devez en fournir un qui ait moins de 3 mois. Ce n’est pas une obligation légale, mais il faut vous y attendre et vous y plier, c’est dans votre intérêt. Maintenant, si vous vous demandez si un extrait Kbis a un coût, la réponse est celle-ci : non et oui. Comment cela ? En fait, après l’immatriculation de votre entreprise, vous recevez automatiquement un extrait Kbis. C’est une procédure classique. Vous en obtiendrez un sans que vous l’ayez demandé parce que c’est ainsi que fonctionne le système. Cet extrait-là est gratuit, il ne vous coûte rien. Précisons qu’il est gratuit dans le sens où vous ne payez pas son envoi. Mais techniquement, on peut dire que vous l’avez tout de même payé parce que lors des démarches pour l’immatriculation de votre société, vous avez versé une certaine somme d’argent. En effet, toute immatriculation d’entreprise nécessite le paiement de frais auprès du Centre de Formalité des Entreprises ou CFE. Ce que vous ignorez peut-être, c’est que dans les frais que vous avez versés, une partie est due au greffe du tribunal de commerce, justement pour la délivrance de l’extrait. Ceci étant dit, si vous-même faites une demande expresse d’un extrait Kbis, cela vous sera facturé. Pour une demande directement au greffe, cela vous coûtera 2,96 euros. Si vous indiquez que vous voulez recevoir votre extrait Kbis par voie postale, il y a des frais supplémentaires pour l’envoi et au total, vous paierez 3,96 euros. Si vous désirez le recevoir par voie électronique, c’est à 3,70 euros. Gardez cependant à l’esprit que ces prix peuvent évoluer, alors restez informé.
Pour avoir un extrait Kbis
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un extrait Kbis est nécessaire et incontournable. C’est tout simplement un document en tout temps utile dès lors que vous envisagez des démarches administratives, bancaires ou autres. Mais il est préférable d’en avoir un qui soit récent, de pas plus de 3 mois en tout cas, pour que le dossier que vous constituez soit recevable. Y a-t-il moyen d’en avoir un qui soit à jour dès que vous en aurez besoin ? Est-il possible de vous en procurer un rapidement, sans perte de temps ? En effet, il est tout à fait possible de disposer en permanence d’un extrait Kbis à jour. Pour cela, vous pouvez prévoir un envoi automatique et périodique d’un extrait Kbis de votre entreprise par le biais du site officiel du greffe de commerce dont vous dépendez. Il s’agit du site infogreffe.fr/kbis. Cette option d’envoi périodique est proposée lorsque vous entamez une commande d’un extrait Kbis. Sur le site, cochez la case « Courrier » et mentionnez la périodicité voulue, c’est-à-dire tous les 3 ou 6 mois ou autres. Vous devez aussi noter pendant quelle durée vous souhaitez recevoir un extrait Kbis régulièrement. Dans le cas d’un envoi automatique et périodique, l’extrait vous sera envoyé par voie postale. Mais vous pouvez demander à ce qu’il soit livré à une adresse de votre choix. Vous désirez qu’on vous l’envoie à une autre adresse quelque temps après ? Pas de problème, il suffit de faire une modification d’adresse. À partir de là, chaque extrait Kbis sera envoyé automatiquement à cette nouvelle adresse. À présent, comment vous y prendre pour commander votre extrait Kbis ? C’est simple, voici comment faire : rendez-vous sur le site sus-cité, puis allez à « documents officiels » et cliquez sur l’onglet « Extrait Kbis ». Précisez le mode d’envoi de votre choix, par voie électronique, par courrier ou autre. Ensuite, cliquez sur « Terminer ma commande » ou bien sur le panier en haut de la page. Enfin, suivez le reste des instructions qui figurent sur cette page.
